Viestinnän johtaminen

 

Viestinnän johtamisen luennoilla en ollut itse paikalla. Koin aiheen kuitenkin hyvin mielenkiintoiseksi ja ajankohtaiseksi. Organisaatiot ovat yhä tietointensiivisempiä ja kilpailukyky voi määräytyä myös sen perusteella kuinka tehokasta tiedon välitys organisaatiossa on. Yhä enemmän vaaditaan työntekijöiden puolelta vapauksia ilmaista itseään työyhteisön sisällä ja toisaalta organisaatiolta resursseja viestintäalustojen järjestämiseen. Johtajan haasteena on huolehtia organisaation sisäisestä viestinnästä kuin ulkoisestakin. Vähänkin isomman organisaation ollessa kyseessä tämä sitoo resursseja ja vaatii aikaa. Viestintää ei pidetä pakollisena pahan vaan se nähdään mahdollisuutena. Prosessiorganisaatiot ovatkin muuttumassa enemmän vuorovaikutusta painottaviksi organisaatioiksi.

Viestinnän johtaminen on hyvin laajakenttä. Jos mietimme mitä tahansa ihmisten muodostamaan yhteisöä havaitsemme viestintää yksilöiden välillä. Viestintä on täyttänyt ympäristömme. Tietotyössä kaikki tapahtuu saamiemme viestien perusteella. Tätä kutsutaan tietointensiiviseksi toimintaympäristöksi. Johtamiselle viestintä asettaa kasvavia vaatimuksia. Asiaa voisi käsitellä hyvin monesta erinäkökulmasta. Blogitekstissä tuodaan omia kokemuksia ja havaintoja. Pyrin tuomaan esiin viestinnän ja vuorovaikutuksen tärkeyttä organisaation sisällä.

 

Maijastiina Rouhiainen-Neunhäuserer  mukaan: ”Viestinnän ja vuorovaikutusosaamisen käsitteet ovat kuitenkin monimerkityksisiä eikä johtamiskompetenssien jäsennyksissä ole tähän mennessä tarkasteltu nimenomaan johtajan ja johdettavan väliselle vuorovaikutussuhteelle perustuvaa vuorovaikutusosaamista. Havaintoni perusteella ilmiötä ei ole myöskään teoreettisesti jäsennetty tietoperustaisen organisaation kontekstissa eikä asiasta ole empiiristä tutkimusaineistoa.” Voisin arvioida tulevaisuudessa syntyvän hyvin paljon uutta tutkimusta juuri johtamisen viestintään liittyen. Nykyaikainen johtajakäsitys tukee ajatusta avoimesta ja laadukkaasta viestinnästä. Johtajan tulee osata johtaa itseään viestijänä ja osata kehittää juuri sellaisia viestintä taitoja, joita hänen tehtävässä vaaditaan.

Jokainen tarvitsee nykyään viestinnän taitoja. Viestintätaidot ovat työelämän perustaitoja. Usein niitä koetellaan jo valintakokeissa ja työhaastatteluissa. Ennenkaikkea viestintää odotetaan johtajilta ja esimiehiltä. Viestintä on kykyä vastata alaisten kysymyksiin ja luoda yhtenäisiä visioita. Kaikki organisaatiot viestivät jotain oli se tiedostettua tai ei. Jos joka tapauksessa viestitään olisi varmasti hyvä tehdä se tietoisesti.

Opiskelumateriaalia etsiessä huomasin kuinka paljon viestintä pitää sisällään. Tulevaisuudessa viestintä on yhä tärkeämmässä roolissa kaikissa organisaatiossa. Johtajan kyky viestiä alaisilleen on yhä tärkeämpi. Mitä ja miten viestitään saattaa tosiasiallisesti määrittää organisaation olemassaolon tulevaisuudessa.

Koska nykyaikana viestintää on yhä enemmän kaikilla tasoilla on viestin perillemeno yhä vaikeampaa informaatio tulvassa. Organisaation sisäinen ja ulkoinen viestintä ovat hyvin erilaisia prosesseja, eikä kumpaakaan voi laiminlyödä. Viestintä voi nousta aivan oleelliseksi kilpailueduksi monilla tulevaisuuden aloilla.

Viestintää pidetään yhteisyyttä tuottavana ja ylläpitävänä toimintana. Viestintä voidaan nähdä liimana joka pitää työyhteisöä kiinni. Organisaation sisäinen viestintä voi luoda luottamuksellisin ilmapiirin ja parantaa työhyvinvointia.

Sensemaking

1980-luvulla tullut sensemaking on mielestäni oivallinen termin. joka on  tullut JOP kurssilla usein vastaan. Minulle termi oli uusi. Sensemaking on jonkun asian tekemistä ymmärrettäväksi. Asia selitetään ja perustellaan riittävän hyvin ettei asiasta jää epäselvyyttä. Nykyajan viestinnässä kyvystä tiivistää asiat ymmärrettäviksi on tullut tärkeä. Epäselvä viestintä edustaa huolimattomuutta, joka antaa organisaatiosta epäuskottavan kuvan.

Sensemaking on käsitteellistää kommunikaation tarkoituksen. Johtajan tehtävä on tehdä asioista ymmärrettäviä. Johtajan vastuulla on vision selittäminen muille organisaation jäsenille. Johtajan tulee tulkita organisaation tilaa ja sen ympäristöä. Johtaja tekee ymmärrettäväksi mitä ollaan tekemässä ja missä olosuhteissa. Johtajan tulee käsitteistää havaintojaan ja tarjota se organisaatiolle laadukkaana viestinä. Johtaja selittää tilannetta luomalla käsitteiden avulla luomalla tilannekuvaa. Johtajan tulee  viestiä oleellinen tieto organisaation jokaiselle tasolle.

Johtajan näkeminen viestijänä on uuden ajan johtajakäsitykseen liittyvä. Avoin viestintää antaa mahdollisuuden valmistautua ja vaikuttaa. Viestintä on demokraattisen vaikuttamisen perusta. Kun kaikilla on selkeä käsitys mitä tapahtuu ei resursseja tuhlata arvailuun. Rakentavat ehdotukset voidaan tuoda suorasukaisesti esille.

Woin lait koin mielenkiintoiseksi. En ole aivan samaa mieltä niistä ja mielestäni niistä ei voi vetää suoria johtopäätöksiä. Ne pikemminkin saavat pelkäämään viestintää. Woin lakien mukaan viestintä on etukäteen tuomittu epäonnistumaan mitä en pidä järkevänä ajattelutapana suunnitellessa viestintää. Ymmärtääkseni ne tahallisesti korostavat viestinnän epäonnistumisen mahdollisuutta. 

 

Miksi viestintä on tärkeää

 

”Tietoyhteiskunnalle tyypillisissä organisaatioissa  työntekijöistä  suuri  osa  on  korkeasti  koulutettuja  asiantuntijoita, ja työn keskeisiä välineitä ovat työntekijöiden luovuus, osaaminen ja tieto.”[1]”Oppimisen  ja  kehittymisen  merkitys  tietoyhteiskunnassa  on  yhä  ratkaisevammassa asemassa. Johtamisen kehittämistoimien ja koulutusten sisällöissä painotetaan  vuorovaikutusosaamista.”[2]Työn tuloksena eivät ole niinkään  konkreettiset,  käsin  kosketettavat  lopputuotteet  vaan  ennemminkin  innovaatiot, uusi tieto tai pitkälle kehitetyt palvelut.

Moniääninen kommunikaatio organisaatiossa tuottaa erilaisia ideoita ja ajatuksia. Innovaatioiden syntyminen vaatii erilaisten ajatusten esiintuomista. Aivoriihet ja brainstormaus hetket voivat tuoda esiin hyödyllisiä ideoita. Huonona johtamisena voidaan nähdä viestinnän turha hiljentäminen. Silloin ihmiset eivät välttämättä pääsee tuomaan ideoitaan esiin ja organisaation kannalta tärkeä kehitys jää tapahtumatta.

 

Viestintästrategia viestinnän johtamisen työkaluna

Jos viestintästrategiaa ei ole suunniteltu on huomattavasti suurempi todennäköisyys viestinnän epäonnistumiselle. Johtajalle strategia on tärkeä työväline jolla voidaan viestiä suunta ja keinot tavoitteiden saavuttamiseksi. Strategian laadinta on tärkeä vaihe viestinnän johtamisessa organisaatiossa. Viestintästrategian laadinta on niin merkityksellinen asia että nykyaikana organisaatiot käyttävät konsultointiin paljon aikaa. Viestintä konsultointi on kasvava toimiala. Viestintä halutaan ottaa organisaatiossa vakavasti. 

Minua kiinnostava kysymys on yksityisen ja julkisen sektorin välinen ero viestinnässä. Pääaineeni on hallinto-oikeus, joten olen erikoistunut julkisten organisaatioiden toimintaan. Julkisella sektorilla viestinnän merkitys on perinteisesti nähty hyvin erilaisena. Julkisen sektorin viestinnän on nähty olevan jotain mikä vain vie aikaa varsinaiselta virkatyöltä. Mielestäni julkinen sektori omaa valtavan viestintäpotentiaalin, jota tulevaisuudessa voidaan käyttää. Julkisella sektorillakin siis tarvitaan yhä enemmän viestinnän johtamistaitoja. Päätöksenteosta ja asioista tulee yhä läpinäkyvämpiä.

Olen huomannut että viestintä on usein hyvin instituution toimintakulttuurinsidonnaista. Armeijassa viestitään armeijan tavoin ja yliopistossa omalla tavallaan. Yrityksillä on omat tavat ja julkisyhteisöillä omat aikojen saatossa muodostuneet tapansa. Yksilölliset piirteet eivät useinkaan tule merkittävästi esiin organisaation viestinnässä. On hyvä tiedostaa että viestijä on aina ihminen, joka tahtomattaa joutuu paljastamaan jotain itsestään viesteissä. Viestinnässä pyritään selkeyteen, joten on varsin ymmärrettävää että turhaa viestittelyä pyritään välttämään. Viestintä epäonnistuu silloin kun viesti voidaan ymmärtää monella tavalla.

Tuoreimpana esimerkkinä Donald Trumpin viestintä presidentinvaalikampanjan yhteydessä on esimerkki onnistuneesta viestinnästä. Oikeanlaiset mediat tavoittivat ihmiset ja viesti oli selkeä. Viesti vetosi tunteisiin ja sai äänestäjät puolelleen. Näyttääkin jälkeenpäin selvältä että strategia on ollut alusta asti selvä ja se on viety suunnitellusti loppuun. Ulospäin moni viestintä saattaa näyttää spontaanilta, mutta usein se on tarkoin harkittua ja johdettua.

 

Johtajan viestintästrategia ja viestintätilanteet sekä niihin liittyvät taidot

Johtajan onkin hyvä asennoitua jatkuvasti muuttuviin tilanteisiin ikään kuin johtamisviestinnän ominaispiirteenä.[3] Johtamisen viestintä on hyvin haasteellista koska asian ymmärtäminen ja sisäistäminen ei vielä tee taidokasta viestintää. [4] Johtajan viestintä taidot vaativat nykyaikana jatkuvaa huomiota. Johtajan olisi hyvä tuntea viestintäteorioita edes pintapuolisesti. Tämän uskoisin helpottavan viestintätaitojen omaksumista. Diskurssiteoria perustuu tarinankerronnalle, jota pidetään tulevaisuudessa tärkeänä taitona.

Kriisiviestintä on vaikea laji. Monissa organisaatioissa siihen tulee kuitenkin varautua. Esimerkiksi poliittisessa viestinnässä kriiseihin varautuminen on oleellista koska keskusteluja käydään jatkuvasti ja keskusteluun voidaan vaikuttaa parhaiten reagoimalla nopeasti. Viestinnässä on kyse paljon ajoituksesta. Viime päivinä olemme Suomessa havainneet kriisiviestintää Ylen ja pääministerin taholta. Kun puhutaan näin korkeista tahoista on odotettavaa että viestintä on tarkkaan harkittua. Kriisiviestinnässä ihmiset ovat suorissa lähetyksissä kertoneet tapahtumien kulusta ja vastanneet heränneisiin kysymyksiin. Nämä ovat viestinnän kannalta hankalia tilanteita. Kuten on nähty tässä tapauksessa vääränlainen viestintä saa aikaan todella negatiivisia vaikutuksia, joiden paikkaamiseen kuluu resursseja. Kriisiviestintä henkilöityy usein ihmisiin ja usein niissä on kyse, jostain suuremmasta ilmiöstä. Ristiriitaisten tulkintojen korjaaminen vie aikaa.  

Taitava viestijä tunnistaa viestintätilanteet. Henkilöllä voi olla omanlaisensa strategia ja hän voi varautua erilaisiin tilanteisiin suhteuttaen omat viestinnälliset taitonsa kulloiseenkin tilanteeseen. Taitava viestijä varmaan osaa arvioida millaisen reaktion viesti saa aikaan lähettäjässä. Johtaja joutuu viestimään ennen kaikkea oman organisaationsa sisällä.

Tärkeänä viestintätaitona on huomioitava palautteen vastaanottamisen ja antamisen taito. Rakentava palaute voi olla oleellisen tärkeää yksilön ja yhteisön kehittymisen kannalta. Viestintätaitoina voidaan siis pitää taitoa omaksua tietoa ja tehdä sillä jotain. Kapellimestareistakin sanotaan että he kuuntelevat ja ohjaavat sen perusteella toimintaa.

”Kun  johto  elää  viestintävalmiudessa  ja  yhteistyössä  tiedotusta hoitavien  kanssa,  syntyy  tuloksia.  Kun  viestintään  panostetaan  ja  sitä  suunnitellaan,  se  näkyy varsin  pian  positiivisena työilmapiirinä  ja  tavoitteiden  toteutumisena.  Organisaation  viestintää täytyy johtaa, ohjata ja seurata. Ilman johtamisviestintää tavoitteita ei saavuteta.”[5]